Gestión de pedidos y plazos de entrega

Tras firmar el contrato general con el fabricante, el día a día de la relación se concreta en pedidos: documentos que solicitan suministros concretos en fechas concretas. La gestión de estos pedidos y de los plazos asociados es la operativa cotidiana de la supply chain del proyecto. Esta lección entra en cómo se hace bien.

Qué es el pedido

Un pedido es la solicitud formal de suministro al fabricante:

• Productos concretos a fabricar.
• Cantidades por familia.
• Plazo de entrega.
• Lugar de entrega.
• Condiciones específicas si las hay.

El pedido se enmarca dentro del contrato general firmado previamente.

La estructura típica

Un pedido contiene:

Identificación

• Número correlativo del pedido.
• Fecha de emisión.
• Referencia al contrato general.

Cliente

• Razón social, CIF, dirección.
• Persona de contacto.

Producto solicitado

• Por familia.
• Por código del catálogo del fabricante o del proyecto.
• Cantidad de cada referencia.

Plazo

• Fecha de entrega solicitada.
• Hitos parciales si los hay.

Lugar de entrega

• Dirección de obra.
• Persona de contacto en obra.

Condiciones especiales

• Embalaje específico.
• Documentación adicional requerida.
• Pruebas de calidad complementarias.

Aceptación

• Firma del cliente.
• Espacio para confirmación del fabricante.

El ciclo del pedido

Un pedido sigue un ciclo de vida:

1 — Emisión

• Cliente prepara y envía pedido.

2 — Confirmación

• Fabricante verifica capacidad para cumplir.
• Confirma plazo o propone alternativa.
• Firma de confirmación.

3 — Producción

• El fabricante programa internamente.
• Producción según plan acordado.
• Reportes periódicos al cliente.

4 — Entrega

• Camión sale de planta.
• Albarán y packing list.
• Recepción en obra.

5 — Cierre

• Confirmación de aceptación.
• Liberación de pago si está condicionado a recepción.

6 — Archivo

• Pedido archivado con toda la documentación asociada.

La planificación de pedidos

En un proyecto industrializado, los pedidos no son aleatorios:

Plan maestro de pedidos

• Listado de todos los pedidos previstos a lo largo del proyecto.
• Fechas alineadas con cronograma de obra.

Pedido marco

• Para suministros recurrentes, un único pedido cubre toda la duración.
• Sucesivos pedidos parciales contra él.

Pedidos por lotes

• Cada lote de fabricación tiene su pedido.
• Sincronizado con calendario de montaje.

Los plazos de entrega

Los plazos en CI son largos comparados con tradicional:

Plazos típicos

• Piezas de catálogo estándar: 2-4 semanas desde pedido.
• Piezas singulares con molde nuevo: 8-12 semanas.
• Módulos volumétricos completos: 12-20 semanas.
• Estructuras específicas para grandes proyectos: hasta 24 semanas.

Esto exige planificar los pedidos con mucha antelación.

Las modificaciones de pedido

Cuando hay cambios:

Cambio antes del inicio de producción

• Generalmente sin coste si dentro de plazo razonable.
• Confirmación de nuevo plazo.

Cambio durante producción

• Posible coste si las piezas ya están en proceso.
• Negociación caso a caso.

Cambio tras producción

• Coste alto: piezas nuevas.
• Replanificación de calendario.

La política de modificaciones figura en el contrato general.

El seguimiento de pedidos

Para mantener visibilidad:

Sistema de gestión

• ERP del cliente o del fabricante.
• Plataforma compartida con estado de cada pedido en tiempo real.

KPIs de seguimiento

• Porcentaje de pedidos completados a tiempo.
• Plazo medio entre pedido y entrega.
• Variabilidad de plazos.

Reuniones de seguimiento

• Quincenales o mensuales.
• Revisión de estado de pedidos abiertos.

Los plazos críticos

Algunos pedidos son más críticos:

Pedidos del camino crítico

• Su retraso retrasa la obra completa.
• Atención reforzada.

Pedidos con largo lead time

• Si el plazo de fabricación es largo, no hay margen ante retraso.
• Buffer en planificación.

Pedidos para hitos contractuales

• Asociados a fechas que disparan penalizaciones.
• Prioridad alta.

Estos pedidos se identifican explícitamente y se gestionan con cuidado especial.

La cancelación de pedidos

Cuando es necesario cancelar:

Antes del inicio de producción

• Cancelación posible sin coste (o con coste mínimo).
• Comunicación formal.

Durante producción

• Coste de las piezas ya en proceso.
• Negociación.

Tras producción

• Coste pleno de las piezas.
• Posibilidad de reasignación a otro proyecto si compatible.

La política de cancelación se acuerda en contrato.

La gestión de incidencias

Cuando un pedido sufre incidencia:

Retraso del fabricante

• Comunicación temprana al cliente.
• Causa y nueva fecha estimada.
• Aplicación de cláusulas contractuales.

Pieza no conforme

• Procedimiento de gestión (visto en C16).
• Documentación de la no conformidad.
• Reposición.

Cambio de necesidad del cliente

• Comunicación al fabricante.
• Análisis de impacto.

Cada incidencia genera registro.

Las herramientas digitales

Para gestionar pedidos a escala:

ERP

• Sistema integrado del fabricante o del cliente.
• Generación, seguimiento, facturación.

Plataformas EDI

• Intercambio electrónico de datos entre clientes y fabricantes.
• Reducción de errores de transcripción.

Plataformas colaborativas

• Acceso compartido al estado de pedidos.
• Reportes automatizados.

Apps móviles

• Para gestores de obra que confirman recepciones desde campo.

La conexión con BIM

En proyectos maduros, los pedidos se vinculan con BIM:

• Cada pedido refiere a un conjunto de elementos del modelo.
• El estado de cada elemento (pedido, fabricado, entregado, montado) se actualiza en el modelo.
• Visibilidad espacio-temporal completa.

La conexión financiera

Los pedidos se vinculan con el flujo financiero:

• Cada pedido confirma un compromiso económico.
• Pagos liberados contra hitos del pedido.
• Reporting financiero alineado con avance de pedidos.

Esta conexión exige integración entre supply chain y finanzas.

En la siguiente lección

Hemos visto la gestión operativa de pedidos. La siguiente lección entra en una dimensión decisiva: la trazabilidad de materiales desde el proveedor hasta la obra, exigencia normativa y herramienta de calidad.